Przedłużenie terminu związania ofertą w praktyce

Czym jest termin związania ofertą w przetargach budowlanych?

Termin związania ofertą to określony czas, w którym oferta składana na przetargi pozostaje ważna i obowiązująca. Okres ten ustalany jest w umowie lub ofercie i wyznacza czas, w którym strony mogą się porozumieć co do warunków transakcji. Po upływie ostatniego dnia związania oferta traci ważność i strony mogą kontynuować działania, rozpocząć negocjacje od nowa lub zakończyć rozmowy. W praktyce często wykorzystywanym narzędziem umożliwiającym dalsze procedowanie postępowania jest przedłużenie terminu związania ofertą.

Długość okresu związania ofertą w przetargach

Długość okresu związania ofertą określa indywidualnie zamawiający. Dokonuje tego w dokumentacji zamówienia, dzięki czemu wykonawca przystępujący do postępowania wie, jak długo może trwać proces wyłonienia zwycięzcy. Ustawa Prawo zamówień publicznych narzuca limity dotyczące możliwości wyboru konkretnych dat. I tak dla zleceń o wartości poniżej progów unijnych termin wynosi 30 dni. Z kolei dla inwestycji o wyższej wartości, możemy przyjąć poziom 90 lub 120 dni. Czy to wystarczająco? Bardzo często okazuje się, że nie (bo np. kilku wykonawców nie złożyło podmiotowych środków dowodowych). Właśnie z myślą o tej sytuacji wprowadzono możliwość przedłużenia terminu związania ofertą w przetargach.

Z przedłużeniem czekamy na wezwanie zamawiającego prowadzącego przetargi

Gdy zbliża się termin związania ofertą, zamawiający zazwyczaj występują do wykonawców z wnioskiem o jego przedłużenie. Określają w nim warunki przedłużenia – tj. formę złożenia dokumentów oraz nowy termin związania ofertą. Brak odpowiedzi na to wezwanie traktowany jest jako odmowa przedłużenia związania ofertą. Tym samym taka oferta musi zostać odrzucona. Zamawiający swoje wezwanie kieruje jeszcze przed upływem terminu związania i ma możliwość wykonać tę operację tylko raz. Zgodnie z ustawą Pzp nie ma opcji przedłużenia już raz przedłużonego terminu związania ofertą w przetargach.

W praktyce zdarzają się sytuacje, że zamawiający nie występuje z wnioskiem o prolongatę terminu związania ofertą, mimo że ten upłynął. Może być to spowodowane chorobą osoby zajmującej się postępowaniem, lub dowolnym innym czynnikiem wewnętrznym. Z punktu widzenia wykonawcy zlecenia nie ma to większego znaczenia. Nie ma obowiązku samodzielnego wychodzenia z inicjatywą zmiany terminu związania ofertą. W tej sytuacji postępowanie toczy się dalej, a jeśli w pewnym momencie oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, wykonawca ma prawo albo podpisać umowę, albo uchylić się od tej czynności bez żadnych negatywnych konsekwencji.

Co z zabezpieczeniem wadialnym na dane zlecenia?

Jak wiadomo, nie wszystkie przetargi budowlane wymagają zabezpieczenia oferty wadium. Nie da się jednak ukryć, że czasami taki obowiązek się pojawia. W przypadku upływu terminu związania ofertą niezbędne jest przedłużenie nie tylko swojej propozycji, ale także wadium. Jak należy to zrobić?

• Sprawa jest prosta, gdy przetargi zabezpieczamy wadium wpłacanym w pieniądzu. W tym wypadku składając oświadczenie, domyślnie zgadzamy się na dalsze przetrzymywanie pieniędzy na rachunku zamawiającego.
• Więcej czynności mamy do wykonania, gdy oferta składana na przetargi budowlane zabezpieczona jest poręczeniem lub gwarancją. Jeśli ta obejmuje swoim zakresem okres przedłużony, ponownie nie podejmujemy dodatkowych czynności. Jeśli z kolei wskazany w dokumencie termin obowiązywania jest krótszy, należy złożyć aneks wydłużający termin obowiązywania złożonego dokumentu wadialnego. Inną możliwością jest także wniesienie kolejnego wadium.

Przetargi budowlane to prosta droga do zdobycia zleceń dla firmy

Termin związania ofertą to zabezpieczenie dla wykonawcy, który pod wpływem różnych okoliczności (nowe zlecenia, wyższe ceny materiałów, niedostępność wykwalifikowanego personelu) może nie być zainteresowany wykonaniem kontraktu w trudnej do przewidzenia przeszłości. Jak pokazują dane Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, przeciętny czas trwania przetargów o wartości poniżej progów unijnych to 39 dni. Mniej więcej tyle czasu trzeba poczekać, aby podpisać umowę wykonawczą. To zdecydowanie mniej niż w innych kanałach zbytu, gdzie przedłużające się negocjacje są kosztowne i często nie przynoszą spodziewanych rezultatów.

Innymi zaletami rynku zamówień publicznych są też:

• Możliwość dyktowania własnych cen.
• Szansa na zdobycie nowych rynków.
• Pewność zapłaty wynagrodzenia w terminie.
• Powtarzalność procedur.
• Niskie koszty wejścia.
• Uczciwa konkurencja.

Nowe przetargi najlepiej sprawdzać w wyszukiwarce oferent.com.pl. Zamieszczono w niej komplet aktualnie prowadzonych postępowań, a dodatkowo podzielono je względem branż, lokalizacji czy przedmiotu projektu. W okresie próbnym dostęp do usługi jest bezpłatny. To optymalne narzędzie do planowania aktywności na rynku zamówień publicznych.

art. sponsorowany